Devis

Un devis est un coût estimé des produits/services que vous souhaitez vendre à vos prospects et clients.

Lors d'une vente, un client peut demander une note sur les produits ou services que vous envisagez d'offrir ainsi que sur les prix et autres conditions d'engagement. Cela a de nombreux noms comme Proposition commerciale, Estimation, Facture Pro Forma ou un devis.

    
flowchart LR
	id4-->id9(Bon de livraion)
  id2(Commande client)-->id4(Facture de vente)
  id4-->id5(Ecriture de paiement)
  id2-->id6("Ecriture de paiement (Acompte)")
  id1(Piste)-->id7(Opportunité)
 	id7-->id8[DEVIS CLIENT]
  id8-->id2

  

Pour accéder à la liste de devis, allez sur :

Vente > Flux de vente > Devis

1. Pré-requis avant utilisation

Avant de créer un devis, il est recommandé de créer les éléments suivants :

• Client
• Piste
• Article

Vous pouvez aussi créer un devis depuis une opportunité en cliquant sur le bouton :

Créer > Devis.

3. Caractéristiques

3.3. Le tableau d'articles

Ce tableau peut être ouvert en cliquant sur le crayo au bout de chaque ligne du tableau.

• Lors de la sélection d'un code d'article, les champs suivants sont récupérés automatiquement: nom de l'article, description, une image si attachée, une quantité par défaut de 1 et le prix unitaire. Vous pouvez ajouter des remises et calculer une marge dans la section correspondante.
• Dans la Section Remise et Marge vous pouvez ajouter une marge additionnelle sur l'article ou faire une remise. Ces deux fonctionnalités fonctionnent en montant ou en pourcentage. Le prix unitaire final sera affiché dans la section du dessous. Vous pouvez attribuer un modèle de taxe d'article spécifique à chaque article.
• Le Poids de l'article est récupéré si défini dans les données de base de l'article.
• Dans Entrepôt et Référénce, l'entrepôt de stockage des articles est récupéré depuis les données de base de l'article.
• Dans Planification vous pouvez voir les quantités projetées et les quantités réelles de stock. Si vous cliquez sur le bouton 'Solde du stock', vous serez redirigés vers le rapport de solde du stock.
• Dans Panier, les notes additionnelles sont celles ajoutées par les clients dans leur panier.
• Saut de page créera un saut de page juste avant cet article dans le format d'impression.
• Vous pouvez insérer des lignes au-dessus/en-dessous, dupliquer, déplacer ou supprimer des lignes dans ce tableau.

Conseil : Vous pouvez télécharger vos articles au format CSV et les télécharger dans une autre transaction.

La quantité totale, le prix unitaire et le poids net de tous les articles sont affichés sous le tableau des articles.

3.4. Taxes et frais

Pour ajouter des taxes à votre devis, vous devez sélectionner un Modèle de frais et taxes de vente ou ajouter des taxes manuellement dans le tableau des taxes et frais de vente.

Le total des taxes et frais est affiché sous le tableau. En cliquant sur Répartition des taxes vous afficherez toutes les composantes de taxes et leurs montants.

Vous pouvez également ajouter une Règle de livraison pour les articles dans votre devis.

3.5. Remise additionnelle et codes promotionnels

En plus d'offrir des remises par article, vous pouvez ajouter une remise à la totalité du devis dans cette section.
Cette remise peut être basée sur le total TTC ou sur le total HT.
La remise additionnelle peut être définie en pourcentage ou en montant.

Vous pouvez également appliquer un Code promotionnel.

3.6. Termes de paiement

Parfois le paiement de la prestation n'est pas réalisé en une fois.
Par exemple, 30% peut être payé avant l'envoi de la marchandise et le solde à la réception.
Pour indiquer cela sur le devis, vous pouvez ajouter un modèle de termes de paiement ou ajouter des termes de paiement manuellement dans cette section.

3.7. Termes et conditions

Vous pouvez sélectionner un modèle de termes et conditions et le modifier en fonction des spécificités de la transaction.

3.8. Paramètres d'impression

En-tête

Vous pouvez imprimer vos devis/commandes client avec l'en-tête de votre société.

'Grouper les articles identiques' groupera les articles identiques ajoutés plusieurs fois dans le tableau d'articles sur le format d'impression.

Titre de l'impression

Les devis peuvent aussi être intitulés "Facture proforma" ou "Proposition" par exemple. Vous pouvez sélectionner le "Titre de l'impression" correspondant avant l'impression.

Pour créer un nouveau Titre d'impression, allez sur :

Paramètres > Impression > Titre d'impression

3.9. Informations additionnelles

• Campagne : Une campagne de vente peut être associée à un devis. Plusieurs devis peuvent être associés à une campagne de vente.
• Source : La source de prospection peut être liée si le devis est fait à un prospect provenant de différents canaux (Campagne, Exposition,... ) ou bien être Client existant si le devis est pour un client.
• Devis fournisseur : Un devis fournisseur peut être lié à un devis afin de comparer les prix et avoir une idée du bénéfice/perte potentiel.

3.10. Soumettre le devis

Le devis est une transaction à valider. Lorsque vous cliquez sur enregistrer, un brouillon est enregistré, qui est validé définitivement lorsque vous le validez.
Puisque vous envoyez ce devis à votre client ou prospect, vous devez veillez à ce qu'aucun changement ne puisse lui être apporté après l'envoi du devis.

Envoi du devis au client

Après avoir soumis le devis :

• Imprimer ou Exporter : Vous pouvez imprimer le devis ou l’exporter au format PDF.
• Envoyer par email : Dokos vous permet d’envoyer le devis directement au client via email. Vous pouvez personnaliser le contenu de l'email.

Après la validation, vous pouvez créer un bon de commande ou une répétition automatique depuis le devis en utilisant le bouton Créer. Dans le tableau de bord, au sommet du document, vous pouvez retrouver la commande client liée avec ce devis.
Si votre devis n'abouti pas à une vente, vous pouvez le considérer comme perdu en cliquant sur le bouton Définir comme perdu.

1. Création du devis

Informations à renseigner

Lorsque vous créez un nouveau devis, plusieurs champs doivent être remplis :

• Client : Sélectionnez le client à qui le devis est destiné. Vous pouvez choisir un client existant ou en créer un nouveau.
  La fiche client est une donnée de base dans Dokos, il est primordial de la remplir avec la plus grande exactitude possible. Pour aller plus loin, rendez-vous sur la page Client de la documentation.
• Date du devis : La date à laquelle le devis est créé.
• Validité du devis : Indique la période pendant laquelle le devis est valide.
  Il est possible de permettre la validation d'un devis après la date butoir en personnalisant le formulaire. Il faut se rendre dans les paramètres de vente et cocher la case : "Autoriser la création de commandes client pour les devis expirés".
• Adresse de facturation et de livraison : Spécifiez les adresses pertinentes pour le client.
• Devise : La devise dans laquelle le devis est libellé.

Détails des produits/services

Ajoutez les produits ou services que vous offrez :

• Article : Sélectionnez le produit ou le service à partir de la liste d’articles.
• Description : Fournissez une description détaillée de l'article si nécessaire.
• Quantité : Indiquez la quantité de l'article proposé. Prix Unitaire : Le prix par unité de l'article.
• Remises : Si des remises sont applicables, spécifiez-les.

Calculs automatiques

• Total : Le montant total pour chaque article (quantité * prix unitaire).
• Taxes et Frais : Basé sur les règles de taxes et frais définies, ERPNext ajoutera les taxes applicables.
• Total Global : Le montant total du devis incluant les taxes et les remises.

Termes et conditions

• Vous pouvez ajouter des termes et conditions spécifiques à votre devis, telles que les modalités de paiement, les délais de livraison, etc.

Aperçu et validation

• Avant de soumettre le devis, vous pouvez prévisualiser le document en cliquant sur imprimer pour vous assurer que toutes les informations sont correctes. Une fois vérifié, vous pouvez valider le devis.

Envoi du devis au client

Après avoir validé le devis :

• Imprimer ou exporter : Vous pouvez imprimer le devis ou l’exporter au format PDF.
• Envoyer par email : Vous pouvez envoyer le devis directement au client via un email.

Modifier le modèle d'email :

Vous pouvez personnaliser le sujet de l'email, le corps du message et utiliser des balises de fusion pour inclure des champs dynamiques comme le nom du client, le numéro du devis, etc.

Avantages de la personnalisation des emails :

• Professionnalisme : Des emails personnalisés renforcent l'image professionnelle de votre entreprise.
• Clarté et précision : Les clients reçoivent des informations pertinentes et précises concernant leur devis.
• Efficacité : Automatisez le processus d'envoi d'emails tout en maintenant une communication personnalisée.

Utilisation de balises de fusion :

Les balises de fusion vous permettent d'insérer automatiquement des informations spécifiques de chaque devis dans l'email.

Ces balises sont remplies automatiquement avec les données du devis au moment de l'envoi.

Suivi du Devis

• Statuts possibles : Les statuts peuvent inclure Brouillon, Ouvert, Commandé, Refusé, Expiré.

Modification du devis

1. Le premier devis n'est pas satisfaisant pour le client, qui souhaite une modification. Vous allez donc annuler ce devis initial afin de le modifier puis le valider et l'envoyer à nouveau.
2. Le devis initial est toujours valide, et mon client souhaite un second devis avec des modifications mineures :

vous pouvez facilement dupliquer un devis pour créer une nouvelle version avec des modifications mineures, comme une quantité différente.

Dupliquer le devis :

• Une fois le devis ouvert, cliquez sur le bouton "Menu" en haut à droite. Sélectionnez l'option "Dupliquer".

Modifier les détails du nouveau devis :

• Un nouveau devis sera créé avec les mêmes détails que l'original.
• Apportez toutes les autres modifications nécessaires (par exemple, changer la quantité des articles, ajouter des remarques supplémentaires, etc.) selon les nouvelles spécifications du client.

Enregistrer et soumettre le nouveau devis :

• Après avoir apporté les modifications nécessaires, enregistrez le nouveau devis.
• Soumettez le devis pour finaliser le processus.

Conversion du devis en commande client

Si le client accepte le devis, vous pouvez facilement le convertir en commande client :

Bouton "Créer" : Cliquez sur ce bouton dans le devis pour générer automatiquement une commande client basée sur les détails du devis.

Considérer comme perdu

"Raisons pour avoir perdu le devis" permet de documenter et d'analyser les raisons spécifiques pour lesquelles un devis n'a pas été accepté ou finalisé par le client.

Lorsqu'un devis est perdu ou abandonné, vous pouvez sélectionner ou saisir une ou plusieurs raisons pour expliquer pourquoi le devis n'a pas été accepté par le client.

Exemples de raisons courantes :

• Prix trop élevé
• Besoins du client non satisfaits
• Délais de livraison trop longs
• Choix d'un concurrent
• Changement de priorités du client
• Autres raisons spécifiques liées au client ou au marché

Vous pouvez créer des modèles de raison de perte du devis, vous permettant d'identifier des tendances et des motifs récurrents.

Analyse :

Dokos permet de générer des rapports sur les raisons de la perte de devis afin d'analyser vos données et d'ajuster votre stratégie.

Historique

Vous avez la possibilité de suivre l'historique dans le fil d'activité en bas de page.